{"id":43423,"date":"2023-10-10T00:00:00","date_gmt":"2023-10-09T22:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.secvergnaud.com\/index.php\/les-infos-du-jour\/tpe-pme-quels-sont-les-avantages-de-la-dematerialisation-des-notes-de-frais\/"},"modified":"2023-10-10T00:00:00","modified_gmt":"2023-10-09T22:00:00","slug":"tpe-pme-quels-sont-les-avantages-de-la-dematerialisation-des-notes-de-frais","status":"publish","type":"weblex-importer-post","link":"https:\/\/www.secvergnaud.com\/index.php\/les-infos-du-jour\/tpe-pme-quels-sont-les-avantages-de-la-dematerialisation-des-notes-de-frais\/","title":{"rendered":"TPE \/ PME : quels sont les avantages de la d\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais ?"},"content":{"rendered":"<p>France Num, service de l\u2019\u00c9tat charg\u00e9 d\u2019accompagner la transformation num\u00e9rique des TPE \/ PME, s\u2019est int\u00e9ress\u00e9 \u00e0 la question des notes de frais dans ce type de structure. Et d\u2019apr\u00e8s lui, choisir de les d\u00e9mat\u00e9rialiser est une solution \u00e0 ne pas n\u00e9gliger pour optimiser les co\u00fbts ! Explications.<\/p>\n<h2>D\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais : un gain de temps et d\u2019argent !<\/h2>\n<p>Les entreprises sont amen\u00e9es \u00e0 prendre en charge certains frais professionnels de leurs salari\u00e9s : frais de d\u00e9placement, frais d\u2019h\u00e9bergement, frais de repas, etc.<\/p>\n<p>Cette prise en charge n\u00e9cessite toutefois que les employ\u00e9s concern\u00e9s fournissent une note de frais, accompagn\u00e9e des justificatifs requis (tickets, factures d\u2019achat, etc.).<\/p>\n<p>Pour l\u2019entreprise, la gestion de ces notes de frais peut s\u2019av\u00e9rer chronophage. D\u2019o\u00f9 l\u2019int\u00e9r\u00eat, comme le rappelle France Num, d\u2019opter pour la d\u00e9mat\u00e9rialisation.<\/p>\n<p>Pour cela, il faut que certains pr\u00e9requis soient respect\u00e9s :<\/p>\n<ul>\n<li>la version num\u00e9rique des justificatifs doit \u00eatre conforme \u00e0 l\u2019originale, tant dans son image que dans son contenu (aucune information ne doit \u00eatre perdue) ;<\/li>\n<li>le document doit \u00eatre num\u00e9ris\u00e9 au format PDF ou PDF\/A-3 pour assurer la p\u00e9rennit\u00e9 des donn\u00e9es qu\u2019il contient ;<\/li>\n<li>la note de frais d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9e doit disposer d\u2019une signature \u00e9lectronique pour garantir son authenticit\u00e9 ;<\/li>\n<li>une copie num\u00e9rique de chaque facture doit \u00eatre conserv\u00e9e, en utilisant une m\u00e9thode d\u2019archivage \u00e0 valeur probante.<\/li>\n<\/ul>\n<p>La d\u00e9mat\u00e9rialisation de la gestion des notes de frais va pr\u00e9senter 2 grands avantages pour la TPE \/ PME :<\/p>\n<ul>\n<li>un gain de temps : d\u2019apr\u00e8s une \u00e9tude relay\u00e9e par France Num, le traitement papier d\u2019une note de frais prend 20 minutes environ, chaque erreur allongeant la dur\u00e9e de travail de 18 minutes. En recourant \u00e0 la d\u00e9mat\u00e9rialisation, cela ne prend plus que quelques minutes&#8230; En outre, le traitement d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9 permet de valider plus rapidement la note de frais et donc, de rembourser plus rapidement le salari\u00e9 ;<\/li>\n<li>un gain d\u2019argent : toujours selon l\u2019\u00e9tude relay\u00e9e par France Num, la gestion d\u2019une note de frais papier co\u00fbte environ 50 \u20ac, sans compter les co\u00fbts indirects (le stockage des justificatifs par exemple). Des frais qui peuvent \u00eatre r\u00e9duits par la d\u00e9mat\u00e9rialisation de l\u2019ensemble des documents.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Cette d\u00e9mat\u00e9rialisation pr\u00e9sente \u00e9galement des avantages plus indirects pour l\u2019entreprise :<\/p>\n<ul>\n<li>le risque d\u2019erreur est r\u00e9duit ;<\/li>\n<li>les justificatifs peuvent \u00eatre fournis plus rapidement en cas de contr\u00f4le fiscal ou de contr\u00f4le de l\u2019Urssaf ;<\/li>\n<li>le dirigeant a une meilleur vue d\u2019ensemble du pilotage de son entreprise.<\/li>\n<\/ul>\n<div>Sources :  <\/p>\n<ul>\n<li><a href=\"https:\/\/www.francenum.gouv.fr\/guides-et-conseils\/pilotage-de-lentreprise\/dematerialisation-des-documents\/dematerialisation-des\" rel=\"noopener\" target=\"_blank\">Fiche de France Num du 15 septembre 2023, mise \u00e0 jour le 26 septembre 2023 : \u00ab D\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais : quels avantages pour les TPE-PME ? \u00bb<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n<p><a href=\"https:\/\/www.weblex.fr\/weblex-actualite\/tpe-pme-quels-sont-les-avantages-de-la-dematerialisation-des-notes-de-frais\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">TPE \/ PME : quels sont les avantages de la d\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais ?<\/a> &#8211; \u00a9 Copyright WebLex<\/p>\n<p><img src=\"https:\/\/www.weblex.fr\/sites\/default\/files\/actualites\/images\/notesfrais.jpg\"><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>France Num, service de l\u2019\u00c9tat charg\u00e9 d\u2019accompagner la transformation num\u00e9rique des TPE \/ PME, s\u2019est int\u00e9ress\u00e9 \u00e0 la question des notes de frais dans ce type de structure. 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