Au cours de la phase de d\u00e9marrage de la facturation \u00e9lectronique, une m\u00eame facture pourra parfois \u00eatre transmise par plusieurs canaux, notamment en cas de r\u00e9gularisation ou d’incident technique. Comment \u00e9viter les doubles paiements, les doubles comptabilisations ou les doubles d\u00e9clarations de TVA ?<\/p>\n
La r\u00e9forme de la facturation \u00e9lectronique ne doit pas conduire \u00e0 multiplier les traitements d’une m\u00eame op\u00e9ration.<\/p>\n
L’administration rappelle qu’une facture r\u00e9gularis\u00e9e ou transmise une seconde fois ne constitue pas une nouvelle facture. Une m\u00eame op\u00e9ration ne doit donc jamais donner lieu \u00e0 un double paiement, une double comptabilisation ou une double d\u00e9claration de TVA.<\/p>\n
En pratique, lorsqu’une facture a \u00e9t\u00e9 correctement transmise par le circuit \u00e9lectronique, il est recommand\u00e9 d’\u00e9viter de l’envoyer syst\u00e9matiquement une seconde fois par mail, en PDF ou via un portail client.<\/p>\n
Ces envois compl\u00e9mentaires risquent en effet de cr\u00e9er des confusions chez le destinataire et d’augmenter le risque de traitement en double.<\/p>\n
En revanche, lorsqu’une facture n’a pas pu \u00eatre transmise, a \u00e9t\u00e9 rejet\u00e9e ou n’est pas accessible au destinataire, l’envoi d’une copie par un autre canal peut permettre d’assurer la continuit\u00e9 de l’activit\u00e9.<\/p>\n
Dans cette situation, il est recommand\u00e9 d’identifier clairement ce document comme un \u00ab duplicata \u00bb, une \u00ab copie \u00bb ou une \u00ab copie de continuit\u00e9 \u00bb, ou, \u00e0 d\u00e9faut, de pr\u00e9ciser dans le message d’accompagnement qu’il ne s’agit pas d’une nouvelle facture, mais d’un exemplaire de la facture initiale.<\/p>\n
Les r\u00e9f\u00e9rences essentielles (num\u00e9ro, date, montant, motif de l’envoi, etc.) doivent permettre de rattacher sans ambigu\u00eft\u00e9 ce document \u00e0 la facture d’origine.<\/p>\n
Enfin, lorsqu’une facture est r\u00e9gularis\u00e9e ou r\u00e9\u00e9mise apr\u00e8s un incident technique, l’entreprise doit veiller \u00e0 ce que cette nouvelle transmission ne soit jamais enregistr\u00e9e comme une op\u00e9ration distincte.<\/p>\n
Pendant la phase de d\u00e9marrage, l’administration pr\u00e9cise qu’elle fera preuve de souplesse si l’entreprise est en mesure de d\u00e9montrer qu’elle a pris les mesures n\u00e9cessaires pour pr\u00e9venir tout double paiement, toute double comptabilisation ou toute double d\u00e9claration de TVA.<\/p>\n
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